… können eine starke Verbindung eingehen. In einem unserer letzten Career Service Seminare haben wir das Thema besprochen, wie Maschinen Bewerbungen lesen und wie Metadaten den Erfolg einer Bewerbung reduzieren oder erhöhen können. Danach hat Sabrina, eine der Teilnehmerinnen, zu dem Thema weiter recherchiert. Sie hat uns jetzt den folgenden Text geschickt. Vielen Dank.

Sabrina’s Blog-Eintrag für den Career Service:

Metadaten und PDF

Stellt euch vor, ihr würdet versuchen, das perfekte Buch in einer riesigen Bibliothek zu finden. Wie findet ihr es unter Tausenden von anderen? Die Antwort liegt in den Metadaten. Metadaten sind wie das geheime Werkzeug eines Bibliothekars, das den Kontext zu einem Informationsstück liefert und es einfacher macht, es zu verstehen und zu finden. Die Metadaten einer Bibliothek umfassen Buchkategorien, Themen, Autoren, Titel und physische Eigenschaften wie Gewicht und Abmessungen. Diese detaillierten Informationen helfen Bibliothekaren, Bücher effizient zu organisieren und zu finden, damit Sie das finden, wonach Sie suchen.

Aber die Macht der Metadaten geht über Bibliotheken hinaus. Die Standarddefinition von Metadaten ist „Daten über Daten“; ausführlicher beschrieben liefern Metadaten Kontext zu einem Informationsstück und machen es leichter dieses zu finden und zu verstehen.

Technologieunternehmen wie Google und Facebook nutzen Metadaten, um Einblicke in Einzelpersonen zu gewinnen. Durch die Analyse von Mustern in Ihrer digitalen Kommunikation – mit wem Sie sprechen, wie oft und wie Sie kommunizieren – können sie viel über Sie erfahren, ohne jemals den Inhalt Ihrer Nachrichten zu lesen.

Das Verständnis von Metadaten ist entscheidend. Es ist ein mächtiges Werkzeug, das beeinflusst, wie wir uns in unserer informationsreichen Welt zurechtfinden, uns hilft, das zu finden, was wir brauchen, und gleichzeitig erhebliche Datenschutzüberlegungen aufwirft.

Metadaten in einer PDF

Metadaten in einem PDF beziehen sich auf die Informationen, die im Dokument eingebettet sind und seinen Inhalt, Ursprung und Attribute beschreiben. Diese Informationen helfen, das Dokument zu organisieren, zu finden und zu verwalten. Hier sind die wichtigsten Komponenten der PDF-Metadaten:

• Titel: Der Name des Dokuments.
• Autor: Die Person oder Organisation, die das Dokument erstellt hat.
• Thema: Eine Zusammenfassung oder Beschreibung des Inhalts des Dokuments.
• Stichwörter: Begriffe, die die Kategorisierung und Durchsuchbarkeit des Dokuments erleichtern.
• Erstellungsdatum: Das Datum und die Uhrzeit, zu der das Dokument erstmals erstellt wurde.
• Änderungsdatum: Das Datum und die Uhrzeit, zu der das Dokument zuletzt geändert wurde.
• Produzent: Die Software oder das Tool, mit dem das PDF erstellt wurde.
• Ersteller: Die ursprüngliche Software oder Anwendung, mit der das Dokument erstellt wurde, bevor es in PDF umgewandelt wurde.
• Sprache: Die Sprache, in der das Dokument geschrieben ist.
• Version: Die Version des PDF-Standards, der das Dokument entspricht.

Diese Metadaten werden von Suchmaschinen, Dokumentenverwaltungssystemen und Benutzern verwendet, um Dokumente effizienter zu verstehen und zu finden.

Wie man PDF-Metadaten überprüft

Um die Geheimnisse zu lüften, die in den Metadaten eines PDFs verborgen sind, befolgt diese Schritte:

1. Öffnet das PDF: Öffnet das PDF-Dokument mit einem PDF-Reader oder -Editor.
2. Zugriff auf Dokumenteigenschaften: Sucht nach einer Option, die normalerweise als „Dokumenteigenschaften“, „Dateieigenschaften“ oder „Eigenschaften“ bezeichnet wird. Diese Option befindet sich in der Regel im Menü „Datei“ oder durch Rechtsklicken auf das Dokument.
3. Metadaten anzeigen: Sobald ihr auf die Dokumenteigenschaften zugreift, navigiert zur Registerkarte oder Sektion „Metadaten“. Hier findet Ihr eine Liste der Metadatenfelder, die Informationen über das PDF enthalten.
4. Metadaten überprüfen: Schaut euch sich die Metadatenfelder wie Titel, Autor, Thema, Stichwörter, Erstellungsdatum, Änderungsdatum, Produzent und Ersteller genauer an. Diese Felder liefern wertvolle Einblicke in den Inhalt, den Ursprung und die Geschichte des Dokuments.

Wie man Metadaten in einem PDF ändert und hinzufügt

Manchmal kann man die Standardmetadaten aktualisieren, um sie aussagekräftiger und einfacher zu verfolgen zu machen. Befolgt unsere einfachen Schritte, um die Metadaten in Ihren PDFs schnell zu ändern, und spart euch so Zeit und vereinfacht die Arbeit. Dieser Leitfaden zeigt euch, wie ihr Metadaten in einem bestehenden PDF einfach ändern oder hinzufügen könnt. Dieser Leitfaden soll das Arbeitsleben ein wenig einfacher und effizienter machen!

Schritt-für-Schritt-Anleitung:

1. Stellt sicher, dass die Vollversion von Adobe Acrobat installiert ist. Ihr könnt Adobe Acrobat hier herunterladen: Adobe Acrobat Free Trial Download.
2. Öffnet das PDF in Adobe Acrobat.
3. Klickt auf das Menü Datei, Eigenschaften….

4. Gebt im Reiter Beschreibung die Metadaten Titel, Thema und Stichwörter ein.

5. Klickt auf die Schaltfläche „OK“.

6. Wenn ihr fertig seid, klickt auf das Menü Datei und speichert.

So einfach ist das.

Warum Sie über das Ändern von Metadaten in einem PDF nachdenken sollten

Das Aktualisieren von Metadaten in einem PDF ist wie eine Verjüngungskur für Ihr Dokument, die seine Genauigkeit, Durchsuchbarkeit und den Datenschutz verbessert. Indem ihr sicherstellt, dass die Informationen des Dokuments seinen Inhalt genau widerspiegeln, relevante Stichwörter für eine einfache Suche hinzufügen und sensible Details schützen, verbessert ihr die Gesamtqualität und Benutzerfreundlichkeit. Außerdem fügt die Einhaltung von Markenrichtlinien und rechtlichen Anforderungen eine zusätzliche Ebene von Professionalität und Sicherheit hinzu.